ارزیابی و آماده سازی محیط کسب و کار برای چابک شدن

0 149

شما چطور کار می‌کنید؟ آیا از اینکه هر روز سرکار می‌‍روید خوشحال هستید؟ چرا کارتان را دوست دارید؟ به نظرتان اینها سوالات عجیبی هستند درسته؟ اما باید بهتون بگم اینها اصلا سوالات عجیبی نیستند.

چرا این سوالات را کردیم؟ چون دقیقا چیزهایی که در مورد شرکت تان دوست دارید، همان چیزهایی هستند که شما باید در تبدیل به چابکی روی آن سرمایه‌گذاری کنید. در طرف دیگر سکه، هر عنصری که شما به طور خاص اون رو دوست ندارید، چیزهایی هستند که باید از آن استفاده کنید و یا حداقل برای رسیدگی به آن آماده باشید.

با برخی از محدودیت‌های محیطی که ممکن است در طول تغییر به سمت چابکی با آن رو به رو شوید آشنا می‌شویم:

  • سبک مدیریت Management Style
  • پذیرش تغییر Acceptance of change
  • تمرکز بیش از حد به فرآیند intense process focus
  • اعتماد Trust

سبک مدیریت هم می‌تواند یک امتیاز و دارایی برای کسب و کارتان باشد و هم می‌تواند یک جنبه منفی برای کسب و کارتان محسوب شود.

حالا می‌خواهیم توضیح دهیم که سبک مدیریت چگونه می‌تواند به عنوان یک مزیت و یا یک مانع در چابکی باشد.

آیا سبک مدیریت شرکت شما دستوری و کنترلی است؟ جواب سوال شما احتمالا مثبت است. شرکت‌ها زیادی هستند که مدتهاست که در این گروه قرار دارند. در سبک مدیریت فرمان دادن و کنترل کردن تصمیمات در صدر سلسله‌ مراتب گرفته می‌شود و در سطوح پایین‌تر از رهبران سازمان اجرا می‌شوند. در بسیاری از کسب و کارهای خانوادگی و مالکیت شخصی نیز می‌توانید این مدل از مدیریت کسب و کارها را مشاهده کنید.

چالش شما در این مدل از سبک مدیریت برای تبدیل شدن به چابک این است که چابکی متکی بر روش همکاری (collaboration) است.

سبک همکاری در مدیریت دقیقا بر خلاف سبک (command and control) دستوری و کنترلی است. در روش همکاری انجام کار باید به پایین ترین سطح ممکن سپرده شود. یعنی نردیک ترین افراد به کار باید تصمیمات را بگیرند. نزدیک بودن به کار یعنی افراد با بهترین امکانات در زمانی به وجود آمدن محدودیت‌ها به صورت نوآورانه و مسئولانه تصمیم گیری کنند. بی شک فردی که نزدیکترین ارتباط با یک کار را دارد می‌توانید بهترین عملکرد را داشته باشد.

حرکت از روش فرمان دادن و کنترلی به سمت سبک همکاری بسیار ضروری است، و شرکت شما برای این تغییر به عامل بعدی محیطی وابسته است است:

مانع دوم سطح پایین در پذیرش تغییر است، سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است واکنش معمول شرکت‌ها در پاسخ به تغییرات چگونه است؟ میزان پذیرش در تغییرات چگونه می‌تواند در مسیر چابک شدن شرکت ما تاثیر‌گذار باشد؟

در پاسخ به یک تغییر معمولا کدام پاسخ را دریافت می‌کنید؟ این پاسخ که “ما همیشه به روش خودمان تا اینجا کار را انجام داده‌ایم؟” یا اینکه “به نظر جواب میده و بهتره امتحانش کنیم؟”

خوب پاسخ اول در روش command and control امری معمول است در صورتی که پاسخ دوم در روش همکاری دیده می‌شود.

پذیرش تغییر در مقابل پارادایم دستور و کنترل قرار دارد و هرچه به تغییرات بیشتری پاسخ داده شود این سبک مدیریتی از بین می‌رود.

اگر می‌بینید که در محیط کارتان تمایل به تغییر کم است، احتمالا باید تلاشتان را برای تغییر و متقاعد کردن راس هرم مدیریت معطوف کنید و اگر دارای آزادی برای انجام برخی آزمایش‌ها در سطح خودتون هستید، زمان کمتری برای متقاعد کردن لازم دارید.به این دلیل که می‌توانید از نتایج تلاشها و آزمایشهای خود برای ایجاد یک کیس استفاده کنید. و نتیجه مثبت از این کیس می‌تواند شما را در متقاعد کردن رهبران و مدیران رده بالا در آن سازمان بسیار کمک کند.

مورد بعدی محدودیت، عمق تمرکز بر روی فرآینده در شرکت شماست. آیا شما در شرکتی کار می‌کنید که از گرفتن مرخصی تا درخواست برای تجهیزات و تدارکات باید فرآیندهای طولانی را طی کنید؟ آیا این همه فرآیند لازم است؟ آیا برای هر چیزی یک فرآیند وجود دارد؟

چابکی نیاز دارد تا فرآیندها سبک و تا جای امکان کم باشد تا به راحتی بتوان به مرحله بعدی کار بریم. رویکرد چابک بر این تمرکز دارد که به افراد درگیر پروژه دقیقا به همان انداره که برای انجام کار خود نیاز دارند چیزی داده شود. نه بیشتر و نه کمتر.

بسیاری از محیط های متمرکز بر فرآیند رویه‌های سنگین دارند که موجب ایجاد فرم‌ها و فرآیند مستندسازی زیاد و مستندات بزرگ می‌شود.

اگر برای هر یک از قدم‌ها و مراحل رویه ایی وجود دارد باید به آن کسب و کار و یا اگر خودتان از دورن سازمان برای این تغییر به سمت چابکی انتخاب شده‌اید به سازمان خودتان بفهمانید که وجود رویه‌های زیاد و طولانی نتیجه چابکی را کم اثر خواهد کرد. این کار غیر ممکنی نیست، با توضیح دهید در چابکی less is more.

افزایش سرعت ورود به بازار و کاهش هزینه‌ها به این خاطر در چابکی محقق می‌شود که زمان در فرآیندهای سنگین و حجم زیاد مستندات و مستندسازی هدر نمی‌رود. و این هنر کاری است که انجام نمی‌شود. (یعنی کاری اضافی که نباید انجام بگیرد)

the art of work not done

برای آخرین مورد در مورد اعتماد صحبت می‌کنیم. حتما دقت کردید همه ما زمانی که درحال رانندگی هستیم درواقع به همه رانندگان دیگه اعتماد داریم و فکر می‌کنیم همه مانند ما به قوانین احترام می‌گذارند. همین رویه در موضوع کار کردن هم وجود دارد، همه ما وقتی به سر کار می‌رویم نسبت به اینکه همه افراد وظایفشون رو انجام می‌دهند اعتماد داریم، در واقع همین اعتماد داشتن است که کسب و کار را همیشه در حرکت نگه می‌دارد.

پس اعتماد یک المان ضروری در تغییر به سمت چابکی نیز محسوب است. حتی اگر در یک محیط با سبک مدیریتی دستوری و کنترلی کار می کنید و محیطی با فرآیندهای سنگین شم را احاطه کرده است، اعتماد می‌تواند رهبری شما را کمک کند تا کارها را انجام دهند. این دقیقا چیزی است که در ابتدای تبدیل به چابکی نیاز دارید. یعنی حتی مقدم تر نسبت به سبک مدیریتی دستوری.

شما در حال انجام کار جدید هستید که مسلما می‌تواند مسیر حرکت و نحوه کار کسب و کار شما را کاملا متحول کند، پس نیاز به اعتماد از طرف رهبران کسب و کارتان دارید. آنها باید از مسیر شما خارج شوند و مانع شما نباشند و همزمان شما نیز باید از مسیر حرکت تیم چابکتان خارج شوید و مانعی برای آنها نباشید. حضور داشته باشید و با حضورتان به آنها کمک کنید و موانع را حذف کنید اما به آنها اعتماد داشته باشید و اجازه بدهید کارشان را انجام دهند.

خوب حالا چطور به کسب و کار و شرکتتان فکر می‌کنید؟ امیدوارم به اندازه کافی هیجان برای بررسی محیط کسب و کارتان و آماده سازی محیط برای تغییر به سمت چابکی را بدست آورده باشید.

لطفا نظرات ارزشمندتان را با من در پایین همین مطلب به اشتراک بگذارید.

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.